§ 1.

Foreningens navn er grundejerforeningen "Kvaglund".

Grundejerforeningens geografiske område er det område, som er omfattet af: ”Lokalplan nr. 399, for parcelhusområderne i Kvaglund.”

Foreningen har hjemsted i Esbjerg Kommune.

§ 2.

Alle ejere af grunde indenfor det i § 1 angivne område har ret og pligt til at være med­lem af grundejerforeningen.

Ophører et medlem at være ejer af en af de omhandlede grunde, bortfalder medlemsretten og vedkommende udtræder af for­eningen uden krav på refusion af kontingent eller til udbetaling af andel i foreningens formue.

Medlemspligten for ejere af ovennævnte grunde indtræder samtidig med erhvervelsen, uanset på hvilken måde denne finder sted.

§ 3.

Grundejerforeningens formål er, i overensstemmelse med bestemmelserne i den i ovennævnte lokalplan indeholdte tinglyste deklaration, at varetage med­lemmernes, evt. grupper af medlemmers fælles interesser. Også hvor grundejerne har nabointeresser med hensyn til arealer uden for foreningens geografiske område.  

Grundejerforeningen skal endvidere varetage de opgaver med drift og vedligeholdelse af fællesarealer og legeredskaber, som er henlagt under foreningen med hjemmel i lovgivningen eller ved indgåede aftaler med Esbjerg Kommune. En væsentlig udvidelse af foreningens vedligeholdelsesaftaler med kommunen skal godkendes af en efterfølgende generalforsamling inden aftalen kan forpligte foreningen.

Grundejerforeningen kan tage initiativ til etablering eller fjernelse af anlæg, der kan begrundes i fælles interesse og som er placeret på fællesarealer inden for området.

Grundejerforeningen kan yde, mindre, økonomiske tilskud til godgørende formål eller til aktiviteter og anlæg, som i deres formål og omfang henvender sig til en bredere kreds indenfor det område som officielt er defineret som Kvaglund. På generalforsamlingen fastlægges en pulje for det kommende år, hvorfra evt. tilskud tages.

§ 4.

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Det er kun generalforsamlingen, der kan vedtage, ændre eller ophæve foreningens vedtægter.

Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af februar måned i lokaliteter i bekvem afstand for medlemmerne.

Bestyrelsen forelægger forslag til budget for regnskabsåret. På grundlag af budgettet fastsætter generalforsamlingen årets kontingent.

Kontingentet skal være betalt inden 1. april i regnskabsåret.

Generalforsamlingen kan fastsætte et rykkergebyr og fastlægge procedure for inkassoforretning til inddrivelse af restancer hos medlemmer.

Der betales kontingent for hver parcel.

§ 5.

Indkaldelse til såvel ordinær som ekstraordinær generalforsamling skal meddeles skriftligt senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Indkaldelsen skal indeholde meddelelse om, hvilke emner der behandles på generalforsamlingen.

Generalforsam­lingen kan kun træffe afgørelser vedrørende emner, der er optaget i den medlemmerne meddelte dags­orden.

Det reviderede regnskab for det forløbne regnskabsår skal ligeledes tilgå den enkelte husstand senest 8 dage før den ordinære generalforsamling.

Bestyrelsen indkalder til den årlige generalforsamling, som ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Dirigenten må ikke være bestyrelsesmedlem eller revisor i foreningen.

§ 6.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen måtte skønne det formålstjenligt, eller når mindst 1/10 del af foreningens stemmeberettigede medlemmer fremsætter ønske herom.

Det skal samtidig nærmere angives hvilke emner der ønskes behandlet.

Bestyrelsen er forpligtiget til at afholde den ekstraordinære generalforsamling senest 5 uger efter anmodningen herom.

§ 7.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde:

1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
4. Forslag fra medlemmer.
5. Forslag fra bestyrelsen, herunder fastsættelse af kontingent.
6. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen.
7. Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter.
8. Eventuelt.

Forslag fra medlemmer, eller andre forhold som medlemmer ønsker behandlet på generalforsamlingen, skal tilstilles bestyrelsen i skriftlig form, senest 4 hverdage før generalforsamlingen.

Modtagne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside, senest 2 dage før generalforsamlingen.

§ 8.

Alle almindeligt forekommende valg afgøres ved håndsoprækning og simpelt flertal. Afstemningen skal dog være skriftlig, når mindst 10 medlemmer kræver det.

Medlemmerne kan lade sig repræsentere på generalforsamlinger ved fuldmagt. Ingen fuldmægtig kan repræsentere mere end 5 stemmer.

Til vedtægtsændringer fordres, at mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede og afgiver stemme, og at beslut­ningen ta­ges med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Blanke stemmer regnes for ikke afgivne.

Er det foreskrevne antal medlemmer ikke tilstede, indkaldes inden 1 måned med mindst 8 dages varsel en ny generalforsam­ling, på hvil­ken der uden hensyn til de mø­dendes antal kan tages gyldig beslutning, såfremt 2/3 af de tilstedeværende med­lemmer stemmer for for­slaget.

Enhver vedtægtsændring skal godkendes af Esbjerg Kommune, før den får endelig gyldighed.

§ 9.

Forslag, som behandles, og forslag som vedtages på generalforsamlingen, skal indføres i foreningens sagsregistrering og offentliggøres på grundejerforeningens hjemmeside.

§ 10.

Beslutninger, der træffes på en generalforsamling eller af bestyrelsen i overensstemmelse med vedtægterne, er gældende for medlemmerne, indtil de lovligt ændres i henhold til vedtægterne. Det forudsættes, at beslutningerne i øvrigt ikke er i strid med gældende dansk lov.

Eventuel indbringelse af trufne beslutninger for domstolene har ikke opsættende virkning. Medlemmerne er pligtige at efterleve beslutningerne, indtil endelig retsafgørelse foreligger.

Bestyrelsen kan udarbejde særlige retningslinier som en uddybning af bestemmelser i vedtægterne, hvis den finder det nødvendigt for at skabe en bedre forståelse eller præcisering af en opgave.

En sådan uddybning af bestemmelserne i vedtægterne er at betragte som et tillæg til vedtægterne, og skal godkendes på en generalforsamling før den kan få virkning.

§ 11.

Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling. Hver ”lund” vælger et medlem samt en suppleant.

Valget gælder for 2 år således at repræsentanter for Fyrrelunden, Granlunden, Morbærlunden og Nøddelunden vælges i lige år. Repræsentanter for Hassellunden, Kastanielunden og Lindelunden vælges i ulige år.

Såfremt der ikke møder nogen fra en ”lund”, eller de fremmødte derfra ikke ønsker at modtage valg, kan en repræsentant og dennes suppleant findes ved valg blandt de øvrige fremmødte.

Genvalg kan finde sted.

§ 11a.

Bestyrelsen konstituerer sig selv umiddelbart efter den ordinære generalforsamling og fastsætter selv sin forretningsorden, ud over hvad der måtte fremgå af foreningens vedtægter.

Beslutningsreferat fra et bestyrelsesmøde godkendes som første punkt på det efterfølgende bestyrelsesmøde.

Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet, men der kan ydes de enkelte bestyrelsesmedlemmer en mindre kompensation for dokumenterede udgifter, som er forbundet med varetagelsen af hvervet.

Bestyrelsen kan beslutte, at der skal ydes et honorar til hvervet som kasserer.

Bestyrelsen kan til løsning af specielle opgaver nedsætte en arbejdsgruppe bestående af medlemmer uden for bestyrelsen, forudsat at arbejdsgruppens formand er medlem af bestyrelsen. Arbejdsgruppen kan ikke tildeles beslutningskompetence.

§ 12.

Bestyrelsen repræsenterer foreningen udadtil i enhver henseende såvel over for offentlige myndigheder som andre samarbejdspartnere.

Bestyrelsen råder over foreningens midler i overensstemmelse med gældende lovgivning, foreningens vedtægter og de af generalforsamlingen trufne beslutninger.

Foreningen tegnes i alle anliggender af formanden sammen med 2 af de øvrige bestyrel­sesmedlemmer. Bestyrelsen kan udpege personer blandt sine medlemmer til at repræsentere foreningen i arbejdsgrupper, der beskæftiger sig med særlige opgaver for hele Kvaglund. En sådan repræsentant kan ikke indgå bindende aftaler.

§ 13.

Bestyrelsesmøder afholdes, så ofte formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer forlanger det. Der afholdes som minimum 1 bestyrelsesmøde i hvert kvartal.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er tilstede, heraf enten formanden eller næstformanden. Formanden eller i hans fravær næstformanden leder bestyrelsesmøderne, og de har i tilfælde af stemmelighed den afgørende stemme.

Såfremt et bestyrelsesmedlem udtræder af foreningen, eller bliver ude af stand til at varetage sit hverv, skal bestyrelsen snarest muligt suppleres med den pågældendes suppleant.

Dersom formanden, næstformanden eller kasserer, efter ovenstående måtte udtræde af foreningen, skal hans afløser vælges indenfor de resterende bestyrelsesmedlemmer, og dersom ingen ønsker at modtage valg, skal bestyrelsen foranledige indkaldt ekstraordi­nær generalfor­samling til valg af stedfortræder.

§ 14.

Kassereren administrerer foreningens indtægter og udgifter. Udbetalinger skal attesteres af formanden, og anvises af kassereren.

Kassereren fører et af bestyrelsen godkendt regnskabssystem samt et løbende opdateret medlemskartotek.

Regnskab og kartotek, som opbevares elektronisk, skal sikres mod destruktion ved en form for sikkerhedskopiering, så rekonstruktion er mulig.

Kassereren underskriver alle kvitteringer.

Likvid kapital skal fortrinsvis henstå i bank, sparekasse eller postgiro, men kan også efter bestyrelsens vurdering anbringes i obligationer.

Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Det afsluttede regnskab afleveres til formanden inden 10. januar. Formanden sikrer at regnskabet videresendes til de af generalforsamlingen valgte revisorer inden 20. januar. Det reviderede regnskab skal tilgå formanden senest 31. januar i en form, som kan trykkes og udsendes til medlemmerne som anført i § 5.

§ 15.

Generalforsamlingen beslutter med godkendelsen af regnskabet, at et evt. overskud fordeles på torvekontoerne i forhold til antallet af grundejere på de enkelte torve.

Indestående beløb på de enkelte konti tilhører hvert enkelt torv og grundejerforeningen kan ikke disponere over disse beløb.

Lindelunden, Morbærlunden og Nøddelunden betragtes som et torv, der administreres af bestyrelsen.

Indestående på torvekonti kan ikke anvendes til foreningsformål.

Midlerne er tiltænkt anlæggelse, anskaffelse og vedligeholdelse af torveinventar, efter følgende retningslinier: Alle husstande på torvet skal spørges. Hver husstand har 1 stemme og der skal være almindeligt flertal for projektet. ”Ved ikke”- stemmer medtælles ikke.

Udgifter i forbindelse med jordarbejde, anskaffelse af legeredskaber eller anden inventar/anlæg for fælles aktiviteter, herunder rydninger og beplantninger, kan dækkes fra kontoen.

Der skal, inden beløb frigives, redegøres for afholdte udgifter over for bestyrelsen, som sikrer at formålet er i overensstemmelse med ovenstående. Bilag, i form af fakturaer, kvitteringer i form af Dags Dato blanketter o. lign, skal være påført signering af lundens bestyrelsesrepræsentant samt mindst 2 af torvets husstande, udover modtagerens. Afskrifter og fotokopier kan ikke godkendes.

Foreningen søger gennem en forsikringsordning at minimere foreningens erstatningsdækning over for forhold hvor foreningen som lejer af torvearealerne kan gøres erstatningsansvarlig.

§ 16.

Evt. opløsning skal gennemføres efter samme retningslinier, som der er anført for vedtægtsændringer i § 8.

Opløsning af foreningen kan ikke ske uden Esbjerg Kommunes godkendelse.

I tilfælde af foreningens opløsning skal foreningens nettoformue tilbagebetales til medlemmerne i lige andele.